Berita Karir

10 Cara Teratas untuk Membuat Rapat Jarak Jauh Efektif

Gunakan Tips Ini untuk Meningkatkan Rapat Jarak Jauh Anda

Zoom konferensi video di Macbook Pro

Sebelum krisis virus corona, perusahaan memutuskan sendiri apakah mereka mau karyawan untuk bekerja dari jarak jauh atau memiliki persyaratan kehadiran kantor penuh waktu. Tiba-tiba, dunia terbalik, dan sebagian besar bisnis diminta untuk beralih dan beradaptasi dengan model kerja jarak jauh.



Namun, bahkan ketika perintah tinggal di rumah akhirnya berakhir, mengetahui cara menjalankan rapat jarak jauh secara efektif akan tetap menjadi keterampilan yang bagus untuk dimiliki. Kemungkinan juga pengalaman kerja jarak jauh ini—setidaknya sebagian, jika tidak sepanjang waktu—akan mengumpulkan beberapa pendukung. Berikut adalah 10 cara untuk membantu Anda membuat rapat jarak jauh Anda paling efektif.

Anda Membutuhkan Alat Teknologi Hebat

Ketika Anda bekerja di dalam budaya bawa perangkat Anda sendiri (BYOD), orang akan memiliki berbagai sistem dan kemampuan. Karyawan Anda, bagaimanapun, mungkin tidak memiliki apa yang mereka butuhkan untuk mengambil bagian dalam konferensi video yang sukses. Pertimbangkan untuk menstandardisasi laptop, atau setidaknya menetapkan standar minimum agar konferensi video jelas dan efektif.

Anda akan ingin memiliki beberapa jenis teknologi yang disepakati untuk rapat jarak jauh sehingga karyawan menjadi efisien dan berpengalaman. Ini juga dapat berarti berinvestasi dalam headset berkualitas, yang dapat membantu memblokir kebisingan latar belakang serta mencegah umpan balik dari orang lain pada panggilan video.

Tetap berpegang pada Dasar-dasar Rapat yang Sukses untuk Rapat Jarak Jauh

Percakapan sampingan dan obrolan ringan sebelum pertemuan tatap muka berlangsung adalah hal biasa, tetapi tidak selalu berhasil dalam situasi virtual. Pakar rapat Bob Frisch dan Cary Greene menyarankan untuk memiliki struktur formal, fasilitator yang ditugaskan, agenda, dan batas waktu yang ditetapkan agar rapat virtual Anda tetap berjalan lancar.

Seperti halnya pertemuan yang sukses , Anda juga harus berterus terang tentang alasan Anda mengadakan rapat, tujuan, dan apa yang Anda harapkan dari keputusan, keluaran, atau hasil setelahnya.

Jangan Meremehkan Faktor Sosialisasi

Ada berbagai alasan mengapa karyawan jarak jauh mungkin ingin mengadakan rapat: berbagi informasi, bertukar pikiran solusi, mengoordinasikan aktivitas, dan secara umum membangun tim. Namun salah satu alasan penting untuk mengadakan rapat jarak jauh adalah sosialisasi. Tim yang berlokasi jauh perlu membangun ikatan sosial agar dapat bekerja sama dengan lebih baik. Saat ini, Anda mungkin perlu mengadakan lebih banyak rapat daripada waktu 'biasa' karena begitu banyak orang yang merasa terisolasi dan terputus satu sama lain.

'Semakin Anda dapat membangun rasa kebersamaan saat ini, semakin baik untuk kesehatan emosional dan kinerja setiap orang,' kata Pengarang dan eksekutif agensi digital Howard Tiersky. 'Rapat yang dikelola dengan baik sebenarnya bisa menjadi titik terang di hari yang suram dan menyedihkan.'

Pemecah kebekuan atau aktivitas virtual juga akan membantu Anda memulai rapat jarak jauh dengan nada positif dan akan mendorong percakapan yang masuk akal ke topik utama lebih baik daripada obrolan kosong. Bahkan pemecah es yang menyenangkan membantu menghangatkan percakapan kelompok.

Bisukan Saat Diperlukan

Kebisingan latar belakang, seperti orang-orang yang mencatat di laptop mereka, menambah kebisingan yang luar biasa pada rapat virtual. Ingatkan peserta untuk menekan tombol bisu jika mereka akan mengetik (kecuali mereka berbicara) atau jika mereka memiliki suara bising lain yang terjadi di latar belakang, seperti anak-anak, TV, lalu lintas, dan hewan peliharaan.

Bagikan Reaksi Anda

Meskipun Anda dapat melihat anggota tim Anda, semakin banyak orang yang hadir dalam rapat jarak jauh, semakin sedikit Anda dapat melihat isyarat wajah satu sama lain dan membaca bahasa tubuh— komponen penting dari komunikasi dalam lingkungan seperti itu. Hal ini dapat menyebabkan pengalaman yang tidak nyaman.

Dengan orang-orang yang bisu, bersamaan dengan kurangnya bahasa tubuh dan kecanggungan umum dari situasi pertemuan jarak jauh, Anda dapat mengalami kesulitan untuk mengetahui bagaimana orang merespons.

Jika seseorang membuat lelucon, katakan dengan lantang, 'Itu lucu karena mereka mungkin tidak melihat senyum Anda atau mendengar tawa Anda.

Miliki Aturan Berpakaian untuk Rapat Jarak Jauh

Bekerja di rumah umumnya membuat hari kerja menjadi lebih santai, tetapi beberapa orang terlalu berlebihan. Misalnya, seorang hakim di Florida harus mengingatkan pengacara untuk bangun dari tempat tidur untuk sidang pengadilan virtual dan mengenakan pakaian biasa. Pastikan karyawan Anda mengetahui bisnisnya harapan untuk pakaian bisnis mereka .

Beri Semua Peserta Kesempatan untuk Berbicara

Dalam pertemuan rutin, Anda dapat mengharapkan orang untuk berbicara saat dibutuhkan. Karena kurangnya isyarat-isyarat sosial dan pembungkaman yang direkomendasikan, orang mungkin mengalami kesulitan dalam mengatakan apa yang perlu mereka katakan. Itu fasilitator atau pemimpin pertemuan harus bertanya kepada orang-orang khusus untuk angkat bicara atau memberikan kesempatan kepada semua peserta untuk memberikan masukan atau berbagi ide.

Dalam rapat jarak jauh, beberapa karyawan lebih nyaman berbicara dan Anda tidak ingin siapa pun mendominasi. Oleh karena itu, fasilitator mungkin ingin memanggil nama orang untuk memungkinkan setiap anggota tim berkomunikasi.

Manfaatkan Fungsi Obrolan dan Kemampuan Video Alat

Jika alat rapat virtual Anda memiliki fungsi obrolan, beri tahu orang-orang untuk menggunakannya. Jendela obrolan adalah tempat yang berharga untuk mencatat ide-ide penting dan mengajukan pertanyaan tanpa mengganggu penyaji.

Anda mungkin juga ingin meminta peserta rapat jarak jauh untuk mengaktifkan komponen video alat atau laptop. Ini adalah cara yang berguna untuk membantu orang tetap pada tugas dan berpartisipasi secara efektif dalam rapat jarak jauh.

Jika Anda dapat bertemu satu sama lain, Anda tahu apakah rekan kerja Anda terlibat dalam rapat atau tidak. Jika Anda menggunakan kontak visual, mintalah peserta untuk duduk di area rumah mereka yang tenang dan tidak mengganggu visual.

Jangan Takut Mengatasi Masalah Sulit Selama Rapat Jarak Jauh

Seperti yang disinggung Frisch dan Greene dari Harvard Business Review, mungkin tergoda untuk hanya menyarankan agar semua orang menunggu sampai mereka kembali ke kantor untuk mengatasi masalah mendesak tertentu. Tetapi Anda perlu menangani topik yang menjadi perhatian hari ini sekarang. Menunda masalah memungkinkan mereka untuk mempercepat , yang kontraproduktif dengan kesuksesan bisnis.

Perlakukan Orang Dengan Baik dan Hormat

Sementara orang cenderung lebih sadar diri di depan kamera daripada dalam percakapan tatap muka, menunjukkan kesopanan selalu merupakan nasihat yang baik untuk segala bentuk pertemuan. Jangan mengkritik orang karena pencahayaan, penempatan kamera, atau masalah visual lainnya selama rapat. Waktu untuk memperbaiki hal-hal itu adalah sebelum pertemuan, satu lawan satu.

Garis bawah

Semoga tips ini akan membantu rapat jarak jauh Anda menjadi lebih efektif dan bermanfaat. Mereka seharusnya tidak hanya berfungsi sebagai alat untuk membantu karyawan Anda merasa lebih nyaman duduk di depan kamera dan mengambil bagian, tetapi memperkuat kemampuan Anda untuk melakukan dan mengelola alur percakapan. Dan, seperti banyak tantangan pekerjaan sebelumnya, rapat virtual Anda akan meningkat seiring waktu, latihan, ketekunan, dan kesabaran.

Sumber Artikel

  1. Ulasan Bisnis Harvard. ' Apa yang Dibutuhkan untuk Menjalankan Rapat Virtual yang Hebat .' Diakses pada 22 April 2020.

  2. Penyelaman SDM. ' Berinteraksi dengan sengaja: Bagaimana SDM dapat mendorong pertemuan online yang efektif .' Diakses pada 22 April 2020.

  3. Inc.' Permintaan Juri Menyoroti Mengapa Anda Membutuhkan Aturan Berpakaian Telecommuting .' Diakses pada 22 April 2020.