Surat & Email

Contoh Surat Alasan Absen dan Email untuk Bekerja

Anak muda yang duduk di sofa menggunakan laptop di atas meja kopi, pemandangan yang ditinggikan

••• Robert Warren / Getty Images



Daftar isiMengembangkanDaftar isi

Apakah Anda baru-baru ini absen dari pekerjaan, atau apakah Anda berencana untuk keluar di masa depan? Jika demikian, Anda mungkin perlu menulis surat alasan ketidakhadiran untuk atasan atau SDM Anda.

Sebagian besar waktu, majikan diizinkan secara hukum untuk meminta catatan saat Anda membutuhkan hari sakit atau sebaliknya tidak masuk kerja.Ini benar terlepas dari apakah Anda salah satu dari 78% pekerja AS yang beruntung yang memiliki akses ke cuti sakit berbayar atau tidak.

Beberapa perusahaan mengamanatkan bahwa semua waktu istirahat didokumentasikan secara tertulis. Yang lain lagi memerlukan catatan tertulis untuk beberapa ketidakhadiran (atau lama tidak hadir) tetapi tidak untuk orang lain. Yang terbaik adalah membiasakan diri Anda dengan kebijakan perusahaan segera setelah Anda tahu Anda tidak bekerja.

Mengapa Menulis Surat Alasan Absen?

Apakah perusahaan Anda memerlukan surat izin absen saat Anda berada di luar kantor, ada baiknya Anda menulisnya. Mendokumentasikan hari kerja yang terlewat membuat catatan untuk file Anda dan juga untuk perusahaan. Dengan begitu, jika ada pertanyaan tentang waktu istirahat Anda, arsip Anda akan menunjukkan bahwa semua ketidakhadiran Anda sah.

Dalam beberapa kasus, Anda bisa menelepon sakit atau mengirim email cepat menyatakan bahwa Anda tidak akan ikut. Di tempat lain, Anda perlu menyiapkan surat yang lebih formal. Lihat kebijakan perusahaan untuk mengetahui aturan majikan Anda.

Beberapa alasan untuk bolos kerja dianggap lebih sah daripada yang lain . Misalnya, bos Anda mungkin curiga jika Anda mengklaim bahwa anjing Anda memakan kunci mobil Anda. (Alasan nyata yang didokumentasikan oleh survei CareerBuilder pada hari-hari sakit.)

Cara Menulis Email atau Surat Absen Kerja

Surat izin kerja Anda dapat dikirim melalui kertas atau email. Jika Anda mengirim surat intra-kantor, Anda harus mencantumkan tanggal dan informasi kontak supervisor atau manajer SDM Anda di awal.

  • Baris subjek email Anda harus berisi nama Anda dan Alasan Absen.
  • Selalu mulai suratmu secara resmi : Dear Ms. Jones atau Dear Phyllis.
  • Badan surat Anda harus singkat dan spesifik, menyebutkan alasan ketidakhadiran Anda, tanggal, durasi, dan jika Anda menyertakan dokumentasi penjelasan seperti dokumen dokter atau UGD.
  • Gunakan sopan dan profesional dekat , seperti Hormat kami atau Salam.

Ingatlah bahwa apapun korespondensi bisnis harus terlihat profesional . Bahkan di kantor biasa, gunakan format yang sesuai untuk surat Anda, dan koreksi sebelum dikirim.

Kesalahan ceroboh mencerminkan negatif pada reputasi profesional Anda. Anda tidak ingin alasan ketidakhadiran yang ditulis dengan buruk menjadi bagian dari file pekerjaan Anda.

Contoh Surat Absen Kerja

Berikut adalah contoh surat izin absen untuk ditinjau ketika Anda perlu memberikan alasan tertulis untuk absen kerja. Tidak apa-apa untuk membuat surat itu singkat dan sederhana — pastikan untuk menyatakan tanggal pasti ketidakhadiran dan alasan utama di baliknya.

Contoh Surat Absen Kerja #1

5 Agustus 2021

John Smith
Pengelola
ABC Corp
233 Jalan Utama
Pemandangan Laut, MA 02497

Tuan Smith yang terhormat:

Mohon terima surat ini sebagai pemberitahuan tertulis bahwa saya tidak dapat masuk kerja pada tanggal 3 Agustus 2021 karena sakit keluarga.

Tolong beri tahu saya jika saya dapat memberikan informasi atau dokumentasi lebih lanjut dari kantor dokter kami.

Sungguh-sungguh,

Tanda tangan ( surat hardcopy )

Sam Jones

Mengembangkan

Contoh Surat Alasan Absen #2

19 Juli 2021

Mary Rodriguez
Wakil Presiden, Pemasaran
LMK, Inc.
100 Office Park Way, Ste 200
Pusat Kota, Iowa 52240

Ibu Rodriguez yang terhormat,

Saya menulis untuk mendokumentasikan ketidakhadiran saya pada 15 Juli 2021. Saya perlu membawa putra saya untuk menjalani perawatan kaki setelah cedera dalam pertandingan bisbolnya malam sebelumnya.

Silakan lihat dokumentasi terlampir dari ahli ortopedi pediatrik. Jika Anda memerlukan informasi tambahan, beri tahu saya.

Sungguh-sungguh,

Tanda tangan ( surat hardcopy )

Alice Levy

Mengembangkan

Contoh Pesan Email Absen

Berikut adalah contoh pesan email yang dikirim ke atasan untuk mendokumentasikan ketidakhadiran kerja.

Contoh Pesan Email Absen #1

Subjek: John Braddock - Alasan Absen

Untuk Sarah,

Mohon terima surat ini sebagai dokumentasi ketidakhadiran saya pada tanggal 6 Agustus 2021. Saya sedang dalam perjalanan ke dan menghadiri pemakaman nenek saya.

Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi saya. Terima kasih atas pengertian Anda.
Salam,

John Braddock
John.Braddockl@email.com
202-555-5151

Mengembangkan

Contoh Pesan Email Absen Maaf #2

Subjek: Roger Bledsoe - Alasan Absen

Bapak Garner yang terhormat,

Mohon terima surat ini sebagai dokumentasi tertulis ketidakhadiran saya pada tanggal 30 Juli 2021. Seperti yang Anda ketahui, saya sedang dalam proses perceraian, dan saya memiliki pertemuan dengan pengacara dan perencana keuangan saya.

Saya menghargai dukungan dan pengertian Anda. Jika saya dapat memberikan detail atau dokumentasi tambahan, beri tahu saya.

Salam,

Roger Bledsoe
rogerb@email.com
555-555-5555

Mengembangkan

Contoh Pesan Email Absen #3

Subjek: Janet Nathan - Alasan Absen

sayang tinggal,

Mohon terima email ini sebagai dokumentasi tertulis dari ketidakhadiran saya pada tanggal 2 Agustus 2021. Sebuah pohon tumbang di rumah kami saat badai angin malam sebelumnya, dan saya harus bertemu dengan agen asuransi kami, seorang arborist, dan seorang roofer.

Saya menghargai dukungan dan pengertian Anda. Jika saya dapat memberikan detail atau dokumentasi tambahan seperti foto-foto kerusakan, beri tahu saya.

Salam,

Janet Nathan
janet@email.com
555-555-5555

Mengembangkan

Takeaways Kunci

JIKA ANDA LUAR KERJA, RENCANA UNTUK MENULIS SURAT PERMASALAHAN KEHADIRAN: Beberapa perusahaan memiliki kebijakan yang mengharuskan surat-surat ini, tetapi Anda harus mengirimkannya dalam hal apa pun.

BEBERAPA ALASAN LEBIH BAIK DARIPADA YANG LAIN: Biasakan diri Anda dengan kebijakan perusahaan sehingga Anda yakin alasan Anda tercakup.

JADILAH PROMPT DAN PROFESIONAL: Tulis surat bisnis formal atau email dan berhati-hatilah untuk mengoreksi sebelum mengirim.

GUNAKAN CONTOH SURAT PERMASALAHAN ATAU EMAIL: Sesuaikan catatan Anda sehingga mencerminkan keadaan Anda.

Sumber Artikel

  1. Departemen Kesehatan dan Layanan Kemanusiaan AS. Pengusaha dan Informasi Kesehatan di Tempat Kerja . Diakses 1 Agustus 2021.

  2. Biro Statistik Tenaga Kerja AS. Survei Manfaat Karyawan . Diakses 1 Agustus 2021.

  3. Membangun karir. Peningkatan Jumlah Pekerja yang Memanggil Sakit Ketika Mereka Tidak Sakit, Menemukan Survei Tahunan CareerBuilder . Diakses 1 Agustus 2021.