Manajemen Proyek

Alternatif Manajemen Proyek untuk Gantt Charts

5 cara untuk melacak proyek Anda tanpa menggunakan bagan Gantt

Manajer proyek mengatur aliran proyek dengan meletakkan halaman informasi di lantai kantor.

•••

Henrik Sorensen / Riser / Getty Images



Manajer proyek menggunakan bagan Gantt sebagai alat yang sangat berguna untuk melacak dan mengoordinasikan semua langkah kecil yang masuk ke proyek besar. Bagan Gantt dapat dengan cepat menjadi luar biasa dan berantakan. Mereka dapat terbukti sangat membingungkan bagi orang-orang yang tidak tahu cara membacanya. Coba gunakan bagan Gantt untuk menjelaskan kemajuan Anda kepada klien atau kolega di departemen lain, dan Anda mungkin menghadapi tantangan yang cukup berat.

Ini bukan satu-satunya tantangan yang ada di grafik Gantt. Data dalam Gantt chart biasanya memerlukan perangkat lunak khusus untuk melihat, mengedit, dan mencetak yang hampir selalu merupakan tantangan. Selain itu, terkadang Anda hanya ingin fokus pada sebagian kecil proyek tanpa terbebani oleh semua informasi tambahan untuk keseluruhan proyek.

Meskipun bagan Gantt adalah salah satu solusi hebat untuk manajemen proyek, itu bukan satu-satunya. Ketika Anda perlu melihat sampel informasi yang lebih kecil, atau Anda perlu menyajikan versi yang disederhanakan—atau sebagian informasi—dalam situasi ketika bagan Gantt tidak praktis, metode alternatif mungkin cocok.

Daftar Tugas

Setiap orang dalam komunitas bisnis harus terbiasa dan nyaman dengan daftar tugas dasar. Padahal, berorganisasi adalah salah satu keterampilan terbaik untuk manajer proyek .

Daftar tugas membawa daftar tugas ke tingkat berikutnya. Dengan daftar tugas, Anda bisa menambahkan kolom tambahan untuk memperlihatkan siapa yang akan menyelesaikan setiap tugas, status tugas, tanggal mulai dan berakhir, dan kemungkinan tugas akan selesai tepat waktu. Anda bahkan dapat menambahkan kotak centang untuk diperiksa oleh anggota tim Anda saat item selesai.

Spreadsheet

Bagan yang disederhanakan pada spreadsheet adalah alternatif lain. Anda masih dapat membuat daftar tugas di sepanjang sisi kiri, dan Anda masih dapat menaungi bilah untuk menunjukkan tingkat kemajuan Anda serta perkiraan tanggal mulai dan berakhir untuk tugas tersebut.

Spreadsheet dapat memakan waktu lama untuk dibuat dan membutuhkan banyak waktu untuk diperbarui, jadi Anda tidak akan ingin menggunakannya sebagai solusi manajemen proyek total Anda. Namun, untuk laporan satu kali yang sederhana untuk klien atau manajer, spreadsheet yang disederhanakan dapat menyusun proyek secara visual dengan cara yang
mudah untuk dijelaskan dan dipahami. Ini juga merupakan pilihan yang baik untuk melacak kemajuan proyek.

Diagram Alir

Diagram alir, atau diagram jaringan, menunjukkan tugas-tugas proyek dalam urutan yang harus diselesaikan. Diagram alir bisa sesederhana atau serumit yang Anda inginkan. Misalnya, Anda mungkin ingin atau tidak ingin membuat daftar informasi seperti tanggal mulai dan berakhir setiap langkah, nomor identifikasi tugas, atau
lokasinya. Ingatlah bahwa menambahkan terlalu banyak informasi dapat membuat grafik ini sulit dibaca.

Sementara banyak orang menganggap diagram alir lebih mudah dibaca dan dipahami daripada bagan Gantt, membuatnya bisa merepotkan. Selain itu, mereka sering tidak sesuai untuk masalah besar dan kompleks. Bagan alir paling baik untuk menyajikan proyek sederhana dengan tugas-tugas yang secara alami berkembang dari satu ke
berikutnya, tetapi tidak boleh digunakan sebagai alat jangka panjang atau untuk proyek yang terlalu rumit.

Papan Kanban

Apakah proyek Anda memiliki banyak langkah yang tidak harus dilakukan secara berurutan? Apakah Anda memiliki banyak orang yang mengerjakan proyek yang sama atau apakah tugasnya sering diperbarui? Jika begitu, Kanban mungkin menawarkan solusi ideal untuk Anda.

Dengan papan Kanban, setiap tugas proyek ditulis pada catatan tempel dan ditempatkan di kolom yang sesuai, seperti 'yang harus dilakukan', 'sedang berlangsung', atau 'selesai.' Saat setiap tugas selesai, catatan tempel yang sesuai dipindahkan melintasi papan sampai semua catatan berada di kolom 'selesai'.

Sistem organisasi ini sangat mudah dipahami dan dimodifikasi dengan cepat, tetapi tidak terlalu portabel, dan Anda harus berhati-hati agar tidak ada not yang jatuh dan hilang.

Laporan Status

Bagan Gantt adalah alat yang sangat baik untuk melacak proyek Anda, tidak harus untuk mengkomunikasikannya. Jika yang perlu Anda lakukan hanyalah mengomunikasikan kemajuan Anda dengan klien, sponsor proyek Anda, atau anggota tim lainnya, a laporan status bisa menjadi pilihan terbaik Anda. Plus, banyak program perangkat lunak manajemen proyek akan membuat laporan status yang disederhanakan dan mudah dipahami hanya dengan beberapa klik mouse, menghemat waktu dan energi Anda yang berharga.

Bagan Gantt sangat praktis untuk melacak semua tugas yang masuk ke proyek besar, tetapi tidak selalu yang terbaik untuk mengkomunikasikan informasi ini dengan orang lain, terutama mereka yang tidak terbiasa membacanya.

Anda memiliki beberapa alternatif lain. Cobalah salah satu dari lima alternatif bagan Gantt ini sendiri. Anda mungkin akan terkejut dengan betapa banyak waktu yang dapat Anda hemat.