Pencarian Pekerjaan

Pedoman Penulisan Surat dan Email Profesional

Tampilan samping pengusaha wanita memegang surat dan duduk di meja

••• JohnnyGreig / Getty Images



Daftar isiMengembangkanDaftar isi

Apa cara terbaik untuk menulis surat? Apakah surat kertas masih berfungsi atau email merupakan pilihan yang lebih baik? Tidak ada satu cara terbaik untuk berkomunikasi. Dalam beberapa kasus masuk akal untuk berkomunikasi melalui email, di lain waktu Anda mungkin perlu mengirim surat yang diketik, dicetak, dan ditandatangani.

Yang Anda pilih tergantung pada siapa Anda berkomunikasi, dan tujuan korespondensi Anda.

Email lebih cepat dan lebih mudah, tetapi beberapa pesan email tidak pernah dibuka dan, tergantung pada siapa Anda menulis dan mengapa Anda menulis, Anda mungkin diminta untuk mengirimkan surat yang diketik dan ditandatangani atau bahkan mengunggahnya secara online.

Jenis pesan yang Anda pilih bergantung pada siapa Anda berkomunikasi, dan tujuan korespondensi Anda.

Pedoman Penulisan Surat dan Email Profesional

Berikut adalah panduan untuk menulis surat dan pesan email, termasuk cara menulis, memformat, dan mengoreksi surat Anda, dengan contoh berbagai jenis surat bisnis.

Apa yang Harus Disertakan dalam Surat atau Email

Terlepas dari bagaimana Anda berkomunikasi, surat yang ditulis dengan baik mencakup beberapa bagian. Apa yang Anda sertakan di setiap bagian dan bagaimana dokumen diformat akan bergantung pada apakah Anda mengirim surat yang diketik atau pesan email.

Panduan menulis surat ini mencakup apa yang harus dicantumkan di setiap bagian surat, cara menangani dan menandatangani komunikasi yang diketik dan email, format dan tata letak surat, serta contoh dan templat.

Bagian dari Surat

  • Kontak informasi
  • Salam (Salam)
  • Badan Surat
  • Penutupan
  • Tanda tangan

Kontak informasi
Bagaimana Anda memasukkan informasi kontak Anda akan berbeda berdasarkan bagaimana Anda mengirim surat Anda. Saat Anda mengirim pesan email, informasi kontak Anda akan berada di akhir pesan, bukan di bagian atas halaman.

Contoh Salam
Salam adalah bagian salam dari surat Anda. Berikut daftar contoh salam surat yang bekerja dengan baik untuk korespondensi profesional.

Badan Surat

Tubuh surat Anda akan mencakup beberapa paragraf.

  • Paragraf pertama harus mencakup pendahuluan dan penjelasan singkat tentang alasan Anda menulis.
  • Paragraf kedua (dan paragraf berikutnya) harus menjelaskan lebih lanjut alasan Anda menulis.
  • Paragraf terakhir harus meminta tindakan dari pembaca, jika Anda meminta sesuatu, atau menyatakan bagaimana Anda akan menindaklanjutinya.

Pastikan bahwa tujuan surat Anda jelas. Pembaca perlu mengetahui apa yang Anda minta dan bagaimana mereka dapat membantu Anda. Atau, jika Anda menawarkan layanan atau bantuan apa yang dapat Anda berikan kepada pembaca.


Penutupan
Surat ditutup dengan istilah seperti 'Salam' atau 'Hormat kami' yang diikuti dengan koma, maka tanda tangan Anda jika Anda mengirim surat yang diketik. Jika Anda mengirim pesan email, cukup ketik nama Anda setelah penutupan. Berikut daftar contoh penutup surat yang sesuai untuk korespondensi bisnis dan pekerjaan.

Tanda tangan

Sentuhan akhir pada surat Anda adalah tanda tangan Anda, yang, dalam pesan email, akan menyertakan informasi kontak Anda.

Cara Mengatasi Surat
Penting untuk berbicara dengan individu yang Anda tuju secara formal, kecuali jika Anda mengenal mereka dengan baik. Berikut adalah cara menangani surat, termasuk informasi umum yang dapat Anda gunakan jika Anda tidak memiliki orang yang dapat dihubungi di perusahaan.

Memformat Korespondensi Anda

Sekarang setelah Anda memiliki semua informasi yang perlu Anda sertakan, tinjau format standar yang digunakan untuk surat dan pesan email:

Pedoman Penulisan Surat

Langkah selanjutnya adalah memoles surat Anda, sehingga ada banyak ruang antara paragraf dan bagian atas dan bawah halaman. Anda juga ingin memilih gaya dan ukuran font yang dapat dibaca dan profesional. Apa yang Anda katakan akan bergantung pada alasan Anda menulis, jadi pastikan untuk menyesuaikan surat Anda agar sesuai dengan situasi pribadi dan profesional Anda.

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menulis berbagai jenis huruf yang berbeda, termasuk margin halaman, font, spasi, dan detail tentang apa yang harus disertakan, beserta contoh masing-masing.

Contoh dan Template

Menggunakan template adalah cara yang bagus untuk memulai surat atau pesan email Anda sendiri karena Anda memulai dengan format dasar yang ada. Cukup isi informasi Anda di bagian surat yang sesuai.

Melihat contoh juga sangat membantu, karena Anda akan mendapatkan ide tentang apa yang harus dikatakan dalam korespondensi Anda sendiri.

Contoh Surat
Contoh surat termasuk surat bisnis, surat pengantar, surat terima kasih wawancara, surat tindak lanjut, surat penerimaan dan penolakan pekerjaan, surat pengunduran diri, surat penghargaan, surat bisnis, dan lebih banyak lagi contoh dan templat surat.

Contoh Pesan Email
Contoh pesan email pekerjaan, pencarian pekerjaan dan bisnis, ditambah template email, contoh pesan yang diformat, dan baris subjek, salam, dan contoh tanda tangan.

Koreksi dan Periksa Ejaan

Terakhir, sebelum Anda mencetak atau mengunggah surat atau mengirim pesan email, periksa ejaan, periksa tata bahasa, dan koreksi. Tip untuk memastikan tidak ada kesalahan adalah membacanya dengan keras. Anda mungkin melihat kesalahan yang tidak Anda tangkap saat meninjaunya hanya dengan melihatnya.