Sumber Daya Manusia

Pentingnya Dokumentasi dalam Sumber Daya Manusia

Dokumentasi Akan Melayani Anda Dengan Baik, Secara Legal dan Etis

Anda perlu membuat dokumentasi tentang kinerja karyawan sedekat mungkin dengan kejadian tersebut agar dokumentasinya akurat.

••• annebaek / Getty Images



Daftar isiMengembangkanDaftar isi

Dokumentasi adalah catatan tertulis dan disimpan dari seorang karyawan pekerjaan acara. Catatan ini terdiri dari elemen pemerintah dan mandat hukum, dokumen yang disyaratkan oleh kebijakan dan praktik perusahaan, dokumen yang disarankan oleh praktik sumber daya manusia terbaik, dan pencatatan formal dan informal tentang peristiwa ketenagakerjaan.

Dokumentasi Tentang Catatan Ketenagakerjaan

Catatan dokumentasi karyawan adalah catatan tertulis tentang tindakan, diskusi, pelatihan kinerja insiden, pelanggaran kebijakan yang disaksikan, tindakan disipliner, kontribusi positif, penghargaan dan pengakuan, investigasi, kegagalan untuk mencapai persyaratan dan tujuan, evaluasi kinerja , dan banyak lagi.

Pikirkan dokumentasi pekerjaan sebagai riwayat hubungan karyawan Anda dengan organisasi Anda—baik dan buruk.

Memelihara catatan ini memungkinkan pemberi kerja dan karyawan untuk menyimpan sejarah tertulis tentang kejadian dan diskusi yang terjadi di sekitar peristiwa tertentu. Dokumentasi hubungan kerja memberikan catatan tertulis yang mungkin diperlukan untuk mendukung tindakan seperti karyawan promosi , karyawan kenaikan gaji , dan tindakan disiplin -termasuk pemutusan hubungan kerja .

Dokumentasi tentang karyawan, bila perlu, umumnya bersifat positif dan negatif. Ini faktual, tidak menghakimi. Ini menggambarkan peristiwa saat terjadi, bukan berdasarkan pendapat dan pemikiran yang melihatnya tentang peristiwa tersebut. Dokumentasi tersebut juga menjelaskan tindakan yang diambil dalam kasus-kasus penting seperti memberikan pengakuan formal kepada karyawan atau mengambil tindakan disipliner.

Ingat, Anda perlu membuat dokumentasi sedekat mungkin dengan saat insiden terjadi sehingga catatan tepat waktu, terperinci, dan akurat.

Dalam proses hukum, dokumentasi tentang kinerja masa lalu seorang karyawan sering kali penting untuk hasil yang dialami pemberi kerja dari peristiwa tersebut. Menempatkan gambaran yang adil tentang kinerja karyawan tanpa hanya berfokus pada kejadian negatif adalah tujuannya.

Jenis Dokumentasi

Kebijakan, prosedur, buku pegangan karyawan , dan rencana pengembangan kinerja juga merupakan bentuk dokumentasi yang merekam perilaku karyawan yang diharapkan dan persyaratan tempat kerja untuk memelihara tempat kerja yang tertib dan adil di mana karyawan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.

Catatan juga merupakan pernyataan tertulis dari tertuduh, penuduh, dan saksi dari peristiwa tempat kerja yang tidak bersahabat yang melibatkan pelanggaran karyawan seperti pelecehan seksual atau pelanggaran serius lainnya.

Dokumentasi ini juga mencakup catatan permanen seperti aplikasi pekerjaan yang ditandatangani, tertulis referensi pekerjaan , materi lamaran seperti resume dan surat lamaran, dan pemeriksaan latar belakang. Dijauhkan dari file kepegawaian karyawan , dokumen lain seperti bentuk I-9 (yang memverifikasi kelayakan karyawan untuk bekerja di A.S.) juga dipertahankan, seperti halnya catatan medis, Catatan FMLA , Dan seterusnya.

Dokumentasi juga dapat bersifat informal seperti dalam catatan manajer tentang diskusinya dengan seorang karyawan selama setahun. Penting bahwa manajer memelihara dokumentasi ini pada semua anggota staf pelaporan mereka. Tidak ada karyawan yang harus dipilih karena kinerja untuk pendokumentasian. Perlakuan terhadap satu karyawan secara berbeda dari yang lain dapat ditafsirkan sebagai diskriminasi di kemudian hari.

Dokumentasi dapat bersifat formal dan disimpan di ruang karyawan file personel . Karyawan diharapkan untuk menandatangani dokumentasi ini untuk menyatakan bahwa mereka telah menerima salinannya, dan telah meninjau isinya secara keseluruhan. Tanda tangan karyawan tidak menandakan persetujuan dengan pernyataan dalam dokumentasi.

Penggunaan Dokumentasi

Dokumentasi insiden kritis, baik positif atau negatif, juga direkomendasikan agar manajer memiliki catatan kinerja karyawan selama periode waktu tertentu.

Organisasi dapat menggunakan dokumentasi yang mereka simpan dengan cara lain. Ini mungkin termasuk prosedur, instruksi kerja, dan instruksi perangkat lunak komputer untuk beberapa nama, tetapi untuk tujuan fungsi sumber daya manusia, ini adalah penggunaan umum dari dokumentasi. Bagian selanjutnya menguraikan instruksi tentang cara mendokumentasikan dengan tepat .

Contoh Dokumentasi Kinerja

Dokumentasi tentang kinerja karyawan akan memungkinkan Anda untuk disiplin , mengakhiri , atau mempromosikan, menghargai, dan mengenali karyawan. Tanpa dokumentasi, membuat kasus untuk salah satu tindakan ini sulit, dan berpotensi berisiko bagi pemberi kerja.

Majikan harus menghindari kemungkinan tuduhan tentang perlakuan diskriminatif terhadap karyawan . Terlepas dari semua legalitas, pemberi kerja yang baik ingin menciptakan lingkungan kerja yang adil, konsisten, dan mendukung tujuan dan rencana karir karyawan.

Lingkungan ini didukung oleh dokumentasi profesional manajer tentang kinerja karyawan—baik perilaku pujian maupun tindakan yang memerlukan koreksi atau peningkatan. Bagaimana mendokumentasikan ini telah dibahas sebelumnya secara rinci. Situasi berikut memberi Anda lebih banyak contoh dokumentasi yang sesuai.

Mendokumentasikan Keterlambatan dan Ketidakhadiran

Salah:

Mark biasanya terlambat masuk kerja. Mark melewatkan terlalu banyak pekerjaan.

Benar:

1 April: Mark sakit dan tidak masuk kerja selama delapan jam.

4 April: Mark tiba di kantor pukul 10 pagi, terlambat dua jam dari waktu mulai yang dijadwalkan.

6 April Mark menjadwalkan janji temu dengan dokter dan kemudian, tinggal di rumah untuk memasang tungku baru.

12 April: Mark masuk sakit dan melewatkan delapan jam kerja.

Mendokumentasikan Kinerja

Salah:

Maria tidak bisa diandalkan. Dia hampir tidak pernah melakukan apa yang dia berkomitmen untuk lakukan.

Benar:

2 Mei: Mary berjanji draf pertama proposal produk akan tersedia untuk ditinjau pada pertemuan mingguan hari ini. Mary tidak menghasilkan draft dokumen seperti yang diharapkan. Mengatakan bahwa dia terlalu sibuk dan orang-orang yang membutuhkan bantuannya tidak membalasnya.

Manajer menjawab: Bantuan apa yang Anda butuhkan? Informasi? Siapa yang belum membalas Anda dan apa yang Anda butuhkan dari mereka?

Carl dan Michael perlu memberi tahu Mary tentang kemajuan mereka.

Apa yang membuat Anda begitu sibuk sehingga Anda tidak punya waktu untuk memenuhi komitmen Anda? Membuat terlalu banyak komitmen dengan waktu terbatas untuk memenuhinya.

Apa yang bisa saya lakukan untuk membantu Anda?

Kapan Anda akan membuat draf dokumen tersedia untuk ditinjau?

Kesimpulannya

Contoh-contoh ini memberikan gambaran umum tentang seperti apa dokumentasi yang efektif versus dokumentasi yang ditulis dengan tidak benar. Ikuti saran ini untuk mendokumentasikan kebijakan, kinerja, dan acara secara efektif dan legal di tempat kerja Anda.

Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun otoritatif, tidak dijamin keakuratan dan legalitasnya. Situs ini dibaca oleh pemirsa di seluruh dunia dan​ hukum ketenagakerjaan dan peraturan bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian dan negara ke negara. Silahkan mencari bantuan hukum , atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk bimbingan, ide, dan bantuan.