Sumber Daya Manusia

Membuat Rencana Kerja Menggunakan Contoh Template Itu Mudah

Rencana Kerja Adalah Deskripsi dan Tujuan Pekerjaan yang Dimiliki Karyawan

Orang-orang bisnis berbicara tentang rencana kerja mereka yang dibuat secara individual.

••• Ariel Skelley / Getty Images



Daftar isiMengembangkanDaftar isi

Butuh cara yang ramah karyawan dan perusahaan untuk menjaga agar deskripsi pekerjaan, tujuan, dan rencana karyawan tetap mutakhir tanpa campur tangan Sumber Daya Manusia? Pertimbangkan untuk menulis rencana kerja sebagai alternatif dari deskripsi pekerjaan tradisional yang biasanya tidak mutakhir.

Dimiliki oleh karyawan, dalam hubungannya dengan dan dinegosiasikan dengan manajernya, rencana kerja memecahkan masalah yang paling sering dialami organisasi dengan deskripsi pekerjaan. Mirip dengan profil pekerjaan tetapi dengan lebih detail, rencana pekerjaan dengan jelas mendefinisikan pekerjaan karyawan.

Keuntungan dari Rencana Kerja yang Dipimpin Karyawan

Rencana kerja yang dipimpin oleh karyawan selalu up-to-date, menggambarkan pekerjaan yang sebenarnya dilakukan karyawan, dan dimiliki oleh dan penting bagi karyawan. Rencana pekerjaan adalah peningkatan dari deskripsi pekerjaan tertulis SDM yang biasanya sudah ketinggalan zaman, sulit untuk dipelihara, dan dokumen yang tidak dimiliki dan digunakan oleh karyawan sebagai panduan.

Rencana kerja tertulis akan memandu penggunaan waktu kerjanya oleh karyawan dan menginformasikan kepada karyawan tentang prioritas dan hasil yang dibutuhkan. Rencana kerja, yang dilakukan dengan baik, menekankan tujuan dan harapan paling signifikan dari seorang karyawan . Anda dapat menggunakan rencana kerja untuk menilai kemajuan karyawan pada tujuan dan tanggung jawab inti.

Itu membuat titik diskusi awal yang berguna selama pertemuan satu lawan satu mingguan dan dalam pertemuan apa pun untuk membahas penetapan tujuan, perencanaan masa depan, atau perubahan yang diinginkan pada pekerjaan karyawan.

Karena rencana kerja dinegosiasikan dengan manajer, dia juga merasa terlibat dan berkomitmen.

Bagaimana Mengembangkan Rencana Kerja

Manajer bekerja dengan karyawan untuk memastikan bahwa setiap karyawan memiliki rencana kerja yang dikembangkan secara individual. Dokumen dipelihara dan diperbarui sebagaimana diperlukan oleh karyawan dengan persetujuan manajer karyawan.

Dokumen tersebut mencantumkan tanggung jawab karyawan dan fungsi pekerjaan inti, tujuan, dan harapan untuk kinerja. Merupakan tanggung jawab karyawan untuk melaksanakan rencana kerja dengan dukungan dan persetujuan manajemen.

Manajer bekerja dengan karyawan untuk memastikan bahwa karyawan memiliki elemen yang tepat dari misi, tujuan, sasaran, dan prinsip panduan perusahaan mereka dalam rencana kerja mereka. Manajer juga bekerja dengan karyawan untuk memastikan bahwa diskusi kinerja reguler dan umpan balik terjadi relatif terhadap fungsi inti, harapan pekerjaan, dan tujuan dalam rencana kerja.

Manajer bekerja dengan karyawan untuk memastikan bahwa setiap karyawan memiliki tujuan yang tepat yang melayani perusahaan dan karyawan di tempat dalam rencana pekerjaan mereka.

Rencana Kerja Grup

Dalam mengembangkan rencana kerja, karyawan yang memiliki pekerjaan yang sama dengan tanggung jawab yang sama akan bekerja sebagai tim untuk mengembangkan rencana kerja untuk pekerjaan tersebut dengan bantuan dan persetujuan dari manajer mereka. Dalam contoh rencana kerja yang dikembangkan kelompok, setiap karyawan mungkin juga berharap memiliki tujuan individu, yang spesifik untuk posisinya.

Selain tanggung jawab inti, kegiatan, dan fungsi yang disepakati sebagai sebuah kelompok, harapan tambahan ini juga menentukan ruang lingkup dan harapan pekerjaan individu. Ketika seorang karyawan melakukan fungsi dan tanggung jawab rencana kerja inti dan memenuhi tujuan rencana kerja, karyawan tersebut memberikan kontribusi yang solid untuk organisasinya.

Pendekatan Keseluruhan terhadap Rencana Kerja

Karyawan yang melakukan pekerjaan memimpin penulisan rencana kerja menggunakan format rencana kerja berikut sebagai template. Tujuan dan rencana yang menjadi dokumen akhir dinegosiasikan dengan manajer atau supervisor karyawan.

Kemajuan harus ditinjau secara berkala dengan manajer dan keberhasilan rencana kerja dan tujuan harus mempengaruhi keputusan kompensasi.

Tidak seperti perencanaan pengembangan kinerja, yang ditujukan untuk pengembangan karyawan, rencana kerja mengukur kemajuan menuju pencapaian tujuan. Rencana kerja memberikan harapan yang jelas untuk kinerja karyawan.

Ini menjamin bahwa karyawan dan manajer berada di halaman yang sama dan berbagi makna tentang ekspektasi kinerja karyawan. Ini adalah cara yang positif dan ampuh untuk memastikan bahwa karyawan berfokus pada menghasilkan apa yang paling dibutuhkan organisasi dari mereka.

Contoh Template Rencana Kerja

Ini adalah template untuk rencana kerja yang dikembangkan dan dimiliki karyawan. Anda dapat menyesuaikan, menyalin, dan menggunakan templat rencana kerja ini saat karyawan Anda mengembangkan rencana kerja mereka sendiri. Jika pekerjaan yang sama dipegang oleh lebih dari satu karyawan, semua karyawan, atau sekelompok karyawan lintas bagian, harus mengembangkan rencana kerja bersama.

Pendekatan Keseluruhan untuk Mengembangkan Rencana Kerja

Dalam mengembangkan rencana kerja, langkah-langkah ini direkomendasikan.

  • Manajer dan karyawan harus menyepakati dan menulis ikhtisar posisi.
  • Manajer dan karyawan harus bekerja sama dan menyepakati bidang tanggung jawab utama.
  • Karyawan dapat membuat kata-kata dan mengembangkan lebih lanjut bidang tanggung jawab utama.
  • Karyawan mengambil langkah pertama dalam mengembangkan pernyataan tujuan deskriptif yang disempurnakan yang mendefinisikan fungsi dan tanggung jawab inti spesifik dari setiap area tanggung jawab utama.
  • Manajer dan karyawan meninjau dan memperbaiki tusukan pertama karyawan di bidang tanggung jawab utama yang dijabarkan.
  • Manajer dan karyawan menentukan tujuan untuk periode waktu sebelum tinjauan kemajuan. Direkomendasikan untuk meninjau tujuan dan rencana kerja selama enam bulan. Tinjauan triwulanan atau lebih sering lebih disukai.
  • Tinjauan berkala terhadap rencana kerja bukanlah pengganti pertemuan satu lawan satu mingguan antara seorang karyawan dan manajernya. Pada pertemuan mingguan ini, tinjauan rutin terhadap tujuan, kemajuan, dan dukungan yang diperlukan untuk tujuan dan proyek saat ini ditinjau.

Ikhtisar Jabatan dan Posisi

Tulis deskripsi singkat tentang apa yang dilakukan posisi tersebut dalam organisasi Anda. Contoh: The manajer Pemasaran mengarahkan, mengelola, dan memimpin penyediaan keseluruhan layanan dan program pemasaran yang berfokus pada pelanggan dan memandu serta memberikan arahan kepada staf pemasaran.

Bidang Tanggung Jawab Utama

Gunakan poin-poin untuk membuat daftar lima-delapan bidang tanggung jawab utama yang Anda miliki dalam pekerjaan Anda. Misalnya, manajer sumber daya manusia mungkin mencantumkan tanggung jawab yang mencakup ini. Bidang tanggung jawab utama meliputi:

  • Kembangkan tenaga kerja unggul melalui rekrutmen, orientasi, pengembangan, dan pelatihan karyawan yang efektif
  • Kembangkan Departemen Sumber Daya Manusia untuk melayani pelanggan dengan sebaik-baiknya
  • Memberi tahu manajer tentang masalah yang terkait dengan mengatur orang dan organisasi
  • Desain manajemen kinerja dan sistem perbaikan
  • Mengatasi masalah dan kebutuhan pengembangan organisasi
  • Rancang sistem penghargaan, pengakuan, dan kompensasi
  • Memberikan pengawasan terhadap persyaratan undang-undang ketenagakerjaan dan kepatuhan terhadap masalah peraturan
  • Mengembangkan kebijakan dan dokumentasi yang menumbuhkan tenaga kerja yang harmonis, memberdayakan, berorientasi pada kerja tim, dan akuntabel

Tanggung Jawab Spesifik Pekerjaan

Ambil setiap item yang terdaftar di Area Tanggung Jawab Utama dan berikan detail serta tujuan yang dapat ditindaklanjuti. Mulailah dengan menggunakan area tanggung jawab utama yang terdaftar dan tambahkan detail yang diperlukan untuk membuat ekspektasi pekerjaan dan produk atau hasil menjadi jelas di setiap area tanggung jawab utama. Misalnya, seorang manajer SDM mungkin merinci tanggung jawab, Pengembangan Departemen Sumber Daya Manusia, seperti ini:

Ambil setiap item yang terdaftar di Area Tanggung Jawab Utama dan berikan detail serta tujuan yang dapat ditindaklanjuti. Mulailah dengan menggunakan area tanggung jawab utama yang terdaftar dan tambahkan detail yang diperlukan untuk membuat ekspektasi pekerjaan dan produk atau hasil menjadi jelas di setiap area tanggung jawab utama. Misalnya, seorang manajer SDM mungkin merinci tanggung jawab, Pengembangan Departemen Sumber Daya Manusia, seperti ini:

Pengembangan Departemen Sumber Daya Manusia

  • Mengawasi pelaksanaan program Sumber Daya Manusia melalui staf Sumber Daya Manusia. Memantau administrasi dengan standar dan prosedur yang ditetapkan. Mengidentifikasi peluang untuk perbaikan dan menyelesaikan setiap perbedaan.
  • Mengawasi dan mengelola pekerjaan pelaporan staf Sumber Daya Manusia. Mendorong pengembangan berkelanjutan dari staf Sumber Daya Manusia.
  • Mengembangkan dan memantau anggaran tahunan yang mencakup: Sumber daya manusia jasa, pengakuan karyawan , dukungan tim olahraga, pemberian filantropi perusahaan, dan administrasi.
  • Memilih dan mengawasi konsultan Sumber Daya Manusia, pengacara, dan spesialis pelatihan, dan mengoordinasikan penggunaan perusahaan pialang asuransi, operator asuransi, administrator pensiun, dan sumber luar lainnya.
  • Melakukan studi berkelanjutan atas semua kebijakan, program, dan praktik Sumber Daya Manusia agar manajemen tetap mendapat informasi tentang perkembangan baru.
  • Memimpin pengembangan departemen sasaran , tujuan, dan sistem.
  • Menetapkan pengukuran departemen yang mendukung pencapaian tujuan strategis perusahaan .
  • Mengarahkan persiapan dan pemeliharaan laporan seperti yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi departemen. Menyiapkan laporan berkala untuk manajemen, jika diperlukan atau diminta, untuk melacak pencapaian tujuan strategis.

Tujuan Khusus Terkait Tanggung Jawab

Karyawan harus membuat daftar tujuan utama mereka terkait dengan bidang tanggung jawab spesifik yang dirinci di atas. Sasaran-sasaran ini akan mencakup periode waktu apa pun yang ditentukan organisasi untuk konsistensi.

Kesimpulan

Rencana pekerjaan ini dimaksudkan untuk menyampaikan informasi penting untuk memahami ruang lingkup pekerjaan dan sifat umum serta tingkat pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yang memegang pekerjaan ini. Namun, rencana kerja ini tidak dimaksudkan sebagai daftar lengkap kualifikasi, keterampilan, upaya, tugas, tanggung jawab, atau kondisi kerja yang terkait dengan posisi tersebut. Itu adalah ranah dari deskripsi pekerjaan .

Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun otoritatif, tidak dijamin keakuratan dan legalitasnya. Situs ini dibaca oleh pemirsa di seluruh dunia sebagai hukum ketenagakerjaan dan peraturan bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian dan negara ke negara. Silakan cari bantuan hukum , atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk bimbingan, ide, dan bantuan.